Auditvoorbereiding
Een audit voorbereiden: bouw bewijs op tijdens het werk
Een audit voorbereiden zonder zoekwerk op het laatste moment? Lees hoe je controles, bewijsstukken en verbeteracties gedurende het werk bij elkaar houdt.
· 3 min leestijd
Bijgewerkt op
Een audit voorbereiden begint met bepalen welk proces wordt beoordeeld en welke informatie daarvoor nodig is. Verzamel de controles, besluiten en verbeteracties bij de bijbehorende dossiers en controleer of het verloop te volgen is. Door dit tijdens het werk bij te houden, beperk je het reconstrueren achteraf.
De audit komt eraan. Iemand zoekt de laatste controle, een collega vraagt naar de opvolging van een afwijking en een bewijsstuk blijkt alleen in een mailbox te staan. Het werk is misschien goed uitgevoerd, maar het kost tijd om dat verhaal achteraf compleet te maken.
Welke informatie heb je nodig voor een audit?
Wat is gecontroleerd? Wanneer gebeurde dat? Wie voerde de controle uit? Wat was de uitkomst en welke opvolging was nodig? Deze vragen vormen een bruikbaar vertrekpunt voor je registratieproces.
Bespreek per proces welke informatie nodig is om het werk te kunnen beoordelen. Bij een ontvangstcontrole kan dat een meetwaarde met een foto zijn. Bij een serviceopdracht zijn de uitgevoerde activiteiten, gebruikte documenten en afspraken met de klant mogelijk belangrijker. Het doel is een begrijpelijk en herleidbaar verhaal.
Leg controles en bewijsstukken vast tijdens het werk
Als je een registratie uitstelt, moet je later details reconstrueren. Welke locatie was het precies? Waarom is van de gebruikelijke werkwijze afgeweken? En hoorde die foto bij de eerste controle of bij het herstel?
Maak vastleggen daarom onderdeel van de uitvoering. Gebruik een formulier met duidelijke vragen en voeg relevante toelichting of bijlagen direct toe. Met digitale formulieren in Checkmaster kun je de informatie op een vaste manier uitvragen, zodat verschillende medewerkers dezelfde basis gebruiken.
Bouw een auditdossier op met besluiten en verbeteracties
Een ingevulde checklist vertelt niet altijd het hele verhaal. Als een antwoord aanleiding gaf tot onderzoek, wil je ook kunnen terugvinden wat daaruit kwam. Koppel daarom de bevinding, de actie en het bewijs van afronding aan dezelfde zaak.
Checkmaster kan formulieren, documenten, communicatie en acties samenbrengen in een dossier. De historie maakt inzichtelijk wat is vastgelegd en welke stappen zijn uitgevoerd. Zo blijft de samenhang behouden wanneer meerdere mensen aan dezelfde zaak werken.
Vind de controle, verbeteracties en bewijsstukken bij elkaar wanneer je een audit voorbereidt.
Een praktisch voorbeeld: een afwijkende meting
Stel dat een medewerker tijdens een controle een afwijkende meetwaarde vastlegt. De verantwoordelijke collega beoordeelt de situatie en spreekt een herstelactie af. Na uitvoering volgt een nieuwe controle.
Voor een begrijpelijk overzicht wil je de volgende onderdelen samen kunnen terugvinden:
- De oorspronkelijke controle met de meetwaarde en context.
- De beoordeling en de reden voor de gekozen maatregel.
- De actie, verantwoordelijke en afgesproken einddatum.
- Het resultaat van de nieuwe controle.
- De vastgelegde afronding en eventuele verdere afspraken.
Daarmee kan een collega de gang van zaken volgen zonder eerst iedereen te spreken die erbij betrokken was. In het artikel over afwijkingen opvolgen lees je hoe je die stappen praktisch organiseert.
Controleer of een collega het dossier kan reconstrueren
Wacht niet tot de audit om te ontdekken dat een vaste stap ontbreekt. Pak bijvoorbeeld periodiek een paar afgeronde dossiers en laat een collega het verloop reconstrueren. Is duidelijk wat er is gebeurd? Zijn de bijlagen aanwezig? En is te begrijpen waarom de zaak is afgesloten?
Wat moeilijk terug te vinden is, geeft een concrete aanwijzing om het proces te verbeteren. Misschien ontbreekt een vraag op het formulier of is niet afgesproken wie het resultaat van een actie vastlegt.
De vastgelegde nacontrole laat zien wat na het herstel opnieuw is beoordeeld.
Controleer openstaande acties vóór de audit
Overzichten van openstaande acties en dossierstatussen helpen om te bepalen waar nog aandacht nodig is. Controleer vervolgens de onderliggende informatie: een afgeronde status alleen vertelt niet of de toelichting en bewijsstukken compleet zijn.
Welke informatie voor jouw audit nodig is, hangt af van het proces en de afspraken waartegen wordt getoetst. Checkmaster helpt je die informatie te organiseren en terug te vinden. Begin met één proces en richt de registratie zo in dat een collega het verhaal zelfstandig kan volgen. Lees ook hoe je van losse documenten één compleet dossier maakt.
