Procesautomatisering: 5 terugkerende taken uit handen geven

Na iedere controle hetzelfde dossier aanmaken. De verantwoordelijke collega berichten. Een vervolgformulier klaarzetten. Het zijn kleine handelingen, maar ze komen telkens terug. En op een drukke dag wordt juist zo’n overdrachtsstap gemakkelijk vergeten.

Procesautomatisering betekent dat software vooraf ingestelde vervolgstappen uitvoert wanneer een bepaalde gebeurtenis plaatsvindt. Denk aan een taak na een controle of een bericht na een beoordeling. In Checkmaster bestaat zo’n workflow uit een aanleiding, eventuele voorwaarden en een of meer acties. De mogelijkheden hangen af van het onderdeel en de inrichting. Deze vijf toepassingen geven een praktisch vertrekpunt.

1. Automatisch een dossier aanmaken na een registratie

Als een ingevuld formulier aanleiding is voor verdere behandeling, wil je de gegevens niet opnieuw overtypen. Een workflow kan een dossier aanmaken waarin de opvolging verdergaat.

Bijvoorbeeld na een ontvangstcontrole waarvoor beoordeling nodig is. Je bepaalt bij welke formulieren en uitkomsten een dossier past. Een geslaagde routinecontrole hoeft daardoor niet hetzelfde vervolg te krijgen als een afwijking.

2. Een taak toewijzen met een verantwoordelijke en termijn

Een nieuw dossier is nog geen werkafspraak. Je kunt ook een taak laten klaarzetten met een omschrijving, een verantwoordelijke en een termijn. Denk aan “beoordeel de bevinding binnen twee werkdagen”.

Beschrijf het gewenste resultaat zo duidelijk mogelijk. “Beoordeel de beschadiging en leg het besluit vast” helpt de uitvoerder meer dan “opvolgen”. Kies bovendien een eigenaar die de taak daadwerkelijk kan uitvoeren.

Bekijk welke voorwaarden bepalen wanneer een workflow een vervolgstap in gang zet.

3. Een vervolgformulier klaarzetten voor een hercontrole

Na herstel wil je vaak opnieuw controleren. Met een workflow kun je een vervolgformulier of formulieractie klaarzetten bij het dossier. De behandelaar hoeft dan niet te zoeken welke controle bij deze stap hoort.

Maak vooraf duidelijk wat de hercontrole moet vaststellen. Het formulier kan vragen naar het uitgevoerde herstel, het resultaat van een nieuwe meting en de onderbouwing van de afronding.

4. De dossierstatus wijzigen bij een processtap

Een statuswijziging kan onderdeel zijn van een workflow. Daarmee laat je het dossier aansluiten op een vastgelegde gebeurtenis, zoals het beschikbaar komen van een beoordeling of het starten van een vervolgstap.

Kies voorwaarden die echt iets zeggen over de voortgang. Een ingevuld formulier is bijvoorbeeld niet altijd hetzelfde als een goedgekeurd resultaat. Laat inhoudelijke besluiten bij de daarvoor verantwoordelijke persoon wanneer een automatische uitkomst onvoldoende is.

5. Een bericht versturen bij een vervolgstap

Wanneer iemand een vervolgstap moet uitvoeren, kan een bericht met een vast sjabloon helpen. Denk aan een melding dat een beoordeling nodig is. Checkmaster ondersteunt het versturen van sjabloonberichten als workflowactie.

Bepaal zorgvuldig wie het bericht nodig heeft en welke informatie erin moet staan. Controleer ook of dezelfde persoon al via een andere route wordt geïnformeerd. Een gerichte melding helpt meer dan meerdere berichten over dezelfde gebeurtenis.

Een eigenaar en termijn maken duidelijk wie een vervolgstap oppakt en wanneer die klaar moet zijn.

Beginnen met procesautomatisering: test ook uitzonderingen

Kies eerst één aanleiding en één of twee vervolgacties. Probeer vervolgens zowel een situatie waarin de workflow moet reageren als een situatie waarin niets hoeft te gebeuren. Controleer welke gegevens worden overgenomen, wie verantwoordelijk is en wat er gebeurt bij een herhaalde gebeurtenis.

Activeer een workflow pas nadat de voorwaarden, ontvangers en gevolgen voor jouw proces zijn gecontroleerd. Loop ook na wie de inrichting beheert wanneer het proces later verandert.

Zo haal je terugkerend regelwerk uit handen zonder het overzicht te verliezen. Lees ook hoe je een afwijking van bevinding naar oplossing brengt en bekijk de mogelijkheden van Checkmaster.